Gestão Empresarial

A administração de uma Empresa nunca foi fácil, mas nos dias de hoje, esta tarefa está exigindo uma parcela muito grande do tempo dos administradores, face às constantes mudanças nas regras e condições econômicas e de mercado.

Para Administrar e Controlar bem uma Empresa, independente do seu tamanho, é necessário tomar decisões precisas no momento certo. Para isto o Administrador só tem dois caminhos a seguir: 1) executar e controlar manualmente todos os detalhes técnicos, burocráticos, fiscais e gerenciais da Empresa, usando fichários, planilhas e outros papéis; ou 2) usar um sistema de gestão empresarial informatizado que permita registrar todas as transações operacionais, fiscais e financeiras da empresa e obter as informações quando precisar.

O EmpresaUtil foi criado para facilitar a vida do Administrador, colocando a disposição dele as várias informações de que necessita para a tomada de decisões. E isto ocorre no mesmo instante que elas são geradas, ou seja, no momento que uma informação é introduzida ou criada no sistema através de uma transação qualquer ela fica a disposição para ser acessada através de um microcomputador. São vários módulos totalmente integrados. Cada um com uma finalidade específica para atender as necessidades administrativas todos os setores e departamentos da sua empresa.

A seguir você vai conhecer todos os módulos disponíveis e descobrirá que o EmpresaUtil é a solução certa para sua empresa.

Módulos Integrados

EQ - Administração do Estoque

Os estoques costumam manter uma participação significativa no total dos investimentos ativos da maior parte das empresas industriais e comerciais. Na realidade, por demandarem vultuosos volumes de recursos (imobilizados) aplicados em itens de baixa liquidez, devem as empresas promover uma rápida rotação em seus estoques como forma de elevar a sua rentabilidade e contribuir para a manutenção de sua liquidez. No entanto, este objetivo requer atenções mais amplas, principalmente ao se procurar evitar que se estabeleçam volumes insuficientes para o atendimento das vendas. Não se deve nunca desprezar a necessidade de manter volumes adicionais em estoque (estoques de segurança), como forma de atender a certos imprevistos, geralmente não controláveis, na curva da demanda.

EQ é o nome código que atribuímos a área de gestão de estoque que compõe com outras áreas a solução corporativa do EmpresaUtil. O objetivo principal do EQ é fazer com que o usuário possa minimizar o investimento em estoque de forma objetiva e segura, sem que isto venha prejudicar o atendimento da demanda pelo estoque, seja para vendas, para produção ou para consumo. Quando se fala em minimizar os investimentos em estoque significa aumentar a rentabilidade e conseqüentemente contribuir para a manutenção de sua liquidez.

Esta área compõe-se de várias componentes técnicos que permitem ao administrador uma boa gestão dos recursos investidos em estoque, tais como: cadastro de artigos, movimentos dos estoques, reposição do estoque, análise financeira do estoque e outras características da área do estoque.

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CP - Compras

O objetivo deste sistema é disponibilizar ao usuário vários recursos ligados a transação de compras.

Muitas das características deste sistema estão disponíveis no botão direito da grid do cadastro de fornecedores.

Características de Compras

Registra os pedidos ao fornecedor com controle do atendimento parcial ou total.

Possui relatórios e telas de consulta dos pedidos pendentes por fornecedor, por data de entrega, por produto, etc.

No momento do lançamento da compra, originado dos pedidos registrados é feita a baixa automaticamente, do que foi atendido. Alem de verificar as quantidades e os valores registrados no pedido.

Estatísticas de compras. Mostra as compras efetuadas por fornecedor e ou produtos, com várias informações a respeito das compras, tais como: prazo médio para atendimento dos pedidos, condição de pagamento dos últimos pedidos; preços praticados nos últimos pedidos; etc.

Registro das cotações de preços. Registra todas as cotações de preços efetuadas para um determinado produto e sugere a melhor opção de compra, obedecendo aos critérios estabelecidos pelo usuário.

Sugestão de compra. Com base na demanda de venda e na política de estoque mínimo e máximo estabelecido para cada grupo de produtos é feita uma sugestão para reposição do estoque. Esta sugestão também leva em consideração as dificuldades de compra de determinados produtos, assim como o prazo médio que o fornecedor leva para atender um pedido.

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FT - Faturamento

A agilidade no Faturamento costuma ser uma das maiores preocupações das Empresas em geral.

Numa economia globalizada como a que vivemos, às vezes fica muito difícil acompanhar as mudanças que ocorrem, devido à velocidade com que elas ocorrem. Mas a Empresa não pode parar, os clientes, por sua vez, exigem cada vez mais rapidez e presteza no atendimento e o faturamento muitas vezes representa um ponto de insatisfação pela demora em se emitir os diversos documentos que envolvem uma transação.

Cada vez mais se procura automatizar ao máximo possível os processos burocráticos para ganhar rapidez e simplicidade nas emissões de documentos, sejam emissões para atendimento de clientes em balcão ou para atendimentos através de remessas por transporte próprio ou particular. Em qualquer situação, quanto menor o tempo gasto nestas tarefas burocráticas, mais rápido o cliente é atendido e a conseqüência disto é óbvia, o cliente ficará mais satisfeito. É claro que este não é o único ponto que garante a satisfação do cliente mais certamente tem uma influência muita grande sobre ela.

O FT é um sistema que procura, desde o seu projeto inicial, agilizar ao máximo as tarefas de emissão e controle do faturamento, além de oferecer uma gama muito grande de recursos para se obter informações a respeito dos clientes relacionados com aquilo que eles sempre compram da Empresa.

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VD - Vendas

O objetivo deste sistema é disponibilizar ao usuário vários recursos ligados a transação de vendas.

Muitas das características deste sistema estão disponíveis no botão direito da grid do cadastro de clientes.

Características de Vendas

Pedidos de clientes. Registra os pedidos de clientes, com controle de atendimento parcial e reserva de estoque.

Reserva de estoque. Permite a reserva do estoque, no orçamento e no pedido e baixa automaticamente no momento que é faturado.

Vendas de produtos ou serviços. Registra e controla vendas de produtos, de serviços ou mista.

Vendas para entrega futura. É possível registrar a venda e efetuar a cobrança antes da entrega das mercadorias. A entregue pode ser programada para o futuro.

Tabela de preços. O usuário pode registrar quantas tabelas de preços necessitar. Possui vários controles para os preços, tais como: prazo de validade dos preços, controle de descontos permitidos, arredondamento dos valores, controle das alterações de preços, etc.

Comissões de vendas. Existem inúmeros recursos e configurações para o cálculo das comissões de venda. Além disto é possível criar uma macro para realizar qualquer cálculo diferente que se desejar.

Orçamentos. Permite o registro de orçamentos, com ou sem reserva de estoque. Estes orçamentos, podem se transformar numa venda com cupom fiscal se o usuário possuir o módulo LojaUtil ou uma Venda com Nota Fiscal.

Previsão de vendas. É possível registrar previsão ou meta de vendas: por vendedor, por departamento ou por período. Possui recursos para acompanhar as realizações das previsões.

Televendas. Possui facilidades para realização de vendas por telefone.

Vendas em PalmTop. Se o usuário possuir o software UtilFV, faz o processo de preparação das informações para sincronização com o PalmTop de cada vendedor.

Estatísticas de vendas. Possui várias opções de estatísticas de venda por vendedor, por cliente e por região dentro de um período.

Prospecção de clientes. Possui controle de clientes prospectados com controle de contatos e perspectivas de venda.

Validação de crédito. Possui várias informações a respeito da situação do cliente, facilitando a decisão de liberação de crédito ou não.

Cadastro de vendedores. Este cadastro possui todas as informações de cada vendedor da empresa.

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LF - Livros Fiscais

A área fiscal costuma ser uma das grandes dificuldades administrativas na empresa. Pois o governo federal e os governos estaduais, sempre estão inventando formas mais eficiente de cobrar e controlar a arrecadação de impostos. As empresas são imensamente penalizadas e geralmente não tem muita opção e são obrigadas a se ajustar, em tempo muito curto, às mudanças que são exigidas.

O módulo LF – Livros Fiscais facilita a vida do administrador, pois ele gera automaticamente todos os registros fiscais de ICMS e IPI que se originam nas transações que movimentam mercadorias.

A Utilsoft mantém uma equipe de analistas permanentemente de plantão para ajustar o sistema sempre que houver alguma mudança em algum dos estados da federação.

Há opções para você gerar os livros em meio magnético com validação pelo SINTEGRA ou outro validador de acordo com a unidade da federação.

Também está disponível para impressão de todos os livros fiscais exigidos pelo fisco.

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RxD - Financeiro

O planejamento e o controle dos recursos financeiros das empresas, no atual momento econômico, tornou-se uma das maiores preocupações das empresas. Cada centavo deve ser bem aplicado, no lugar e no momento certo.

Muitas vezes nossa empresa compra bem, vende bem, tem uma boa margem de lucro e ainda assim passa por alguns momentos de grandes dificuldades financeiras. Porquê acontece isto? O que está errado? Certamente, isto ocorre porque o administrador não possui as informações certas em tempo hábil e em função disto, comete alguns erros que são comuns à maioria deles, tais como: compra muito em momentos de caixa baixo; faz investimentos em momentos não recomendados; e muitas outras situações, provocadas por falta de uma visão futura do fluxo de caixa.

RxD é o nome código que atribuímos a área financeira que compõe com outras áreas a solução corporativa do EmpresaUtil. Esta área tem por objetivo básico, fornecer ao administrador da empresa, informações importantes para o planejamento e a gestão financeira da empresa.

Esta área é composta de vários módulos, tais como: contas a receber, contas a pagar, contas correntes, fluxo de caixa, livro caixa, classificação gerencial, centro de custo, contabilização e outras características da área financeira.

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CE - Cobrança Eletrônica

A cobrança de títulos através da rede bancária geralmente demanda muito tempo do administrar em remessas, ajustes e baixas. Deixar este controle exclusivamente para os bancos poderá ser um grande problema para a empresa. Pois nem sempre os sistemas dos bancos são infalíveis.

O módulo CE – Cobrança Eletrônica permite ao administrador financeiro remeter eletronicamente os títulos para cobrança, através do padrão CNAB (Centro Nacional de Automação Bancária).

Da mesma forma é possível receber as informações sobre quitação, protesto ou outras referente aos títulos enviados e efetuar a baixa ou a atualização automática no sistema.

Ainda através de remessas eletrônicas é possível realizar, mudança de carteira, realizar descontos, alterar data de vencimento ou outras informações dos títulos em cobrança.

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OT - Óticas

Conhecer as informações de seus clientes é estratégico para toda empresa que precisa crescer. No caso de uma ótica, manter um histórico dos óculos, das lentes e das receitas médicas das pessoas da família do cliente ganha uma importância ainda maior.

O módulo de óticas foi criado para permitir e manter o registro de todas as receitas e de todas as lentes de contatos e óculos que já foram fornecidos para as pessoas da família do cliente.

Este módulo é uma parte específica do EmpresaUtil. Esta é uma grande vantagem para o usuário, pois está totalmente integrado com todos os recursos disponíveis para uma boa gestão da empresa. Isto significa que você poderá executar e controlar, a relação direta com o cliente, como emitir orçamentos, emitir ordem de fabricação de óculos ou de lentes. Poderá também controlar os estoques e as finanças da empresa.

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CRM Atendimentos /HD - Help Desk

Conhecer seus clientes é estratégico para toda empresa que precisa crescer.

CRM é a abreviação para Customer Relationship Management que significa em português, Gestão de Relacionamento com o Cliente.

CRM é um sistema integrado de gestão com foco no cliente, constituído por um conjunto de procedimentos/processos organizados e integrados a um modelo de gestão de negócios.

Seu objetivo principal é auxiliar as organizações a angariar e fidelizar clientes ou prospectes, fidelizar clientes atuais procurando atingir a sua satisfação total, através do melhor entendimento de suas necessidades e expectativas. O CRM abrange, na generalidade, três grandes áreas:
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Gestão de marketing;
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Gestão comercial, dos canais e da força de vendas;
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Gestão dos serviços ao cliente, controle de atendimentos.

Os processos e sistemas de gestão de relacionamento com o cliente permitem que se tenha controle e conhecimento das informações sobre os clientes de maneira integrada, principalmente através do acompanhamento e registro de todas as inteirações com o cliente, que podem ser consultadas e comunicadas a diversas partes da empresa que necessitem desta informação para guiar as tomadas de decisões.

Uma das principais atividades da Gestão do Relacionamento com o cliente implica em registrar os atendimentos realizados aos clientes, de forma centralizada. Os registros não dependem do meio de comunicação que foi utilizado para o contato (voz, carta, fax, e-mail, Chat, SMS, MMS, MSN, etc.), e servem para que se tenham informações úteis e catalogáveis sobre os clientes. Qualquer informação relevante para as tomadas de decisões pode ser registrada, analisadas periodicamente, de forma a produzir relatórios gerenciais dos mais diversos interesses.

O módulo HD – Help Desk permite que sejam registrados todos os atendimentos realizados com os clientes, sejam originados pelo cliente ou não. Os atendimentos podem ser classificados de acordo com a necessidade e abrangendo todos os possíveis contatos. Estes atendimentos podem ser mapeados em relatórios e resumos ou incorporados a um data warehouse do UtilBI para ser analisados em cenários multidimensionais.

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GR - Ferramentas de Resultados

Extrair informações das bases de dados transacionais sempre foi e será um grande desafio. Os administradores, sempre precisam de mais e mais informações para acompanhar a evolução da empresa.

O GR é um módulo composto de várias ferramentas especialmente criadas para dar ao administrador o poder de acessar e extrair qualquer informação da base de dados e gerá-las de maneira organizada em relatórios, em documentos textos, em gráficos e ou em arquivos que podem ser abertos por outros programas. Vide a seguir mais detalhes de cada um:
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Gerador de relatórios. Através desta ferramenta é possível criar relatórios ou resumos, contendo qualquer informação da base de dados. Para se ter uma idéia do poder desta ferramenta, todos os relatórios padrões do sistema foram criados com este gerador.
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Montador de documentos texto. Através deste montador o administrador poderá configurar, por exemplo, os layouts das Notas Fiscais; das duplicatas; boletos de cobrança; etiquetas de embalagens ou qualquer documento pré-impresso que precisa ser impresso em impressoras matricial em modo texto.
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Montador de documentos gráficos. Através deste montador o administrador poderá criar qualquer documento gráfico, com imagens ou gráficos criados a partir das informações existentes na base de dados. É possível criar documentos tais como: etiqueta com código de barras; cartas com logotipo colorido; aviso de cobrança com informações do cliente e do débito; cartas para mala direta como foto do artigo; documentos com gráfico de barras das vendas dos últimos 6 meses; contratos com a inserção automática do cliente, no texto; ou qualquer outro documento gráfico. Obviamente todos os documentos criados por esta ferramenta somente poderão ser impressas em impressoras laser ou jato de tinta.
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Montador de arquivos. Através deste montador o operador poderá montar arquivos em qualquer layout e qualquer estrutura para ser transferido para outros sistemas. Esta ferramenta também é muito poderosa e foi usada para criar todas as estruturas de arquivos padrões utilizadas no sistema, tais como: os arquivos de Livros Fiscais em meio magnético; arquivos para remessa de títulos de cobrança para bancos; arquivos de remessas SEFIP; e todos os outros.
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Macros. Esta é uma linguagem de programação que permite ao operador criar um programa.

Manual de soluções básicas do EmpresaUtil

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